Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy cho người mới

Cách sử dụng máy photo là một kỹ năng quan trọng đối với những người làm việc trong môi trường văn phòng. Tuy nhiên, đối với những người mới lần đầu sử dụng máy, việc làm quen với các chức năng có thể gây khó khăn. Để giúp bạn sử dụng máy photocopy một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, GFC Tech sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng trong bài viết dưới đây!

1. Cấu tạo của máy photocopy 

Máy photocopy là một thiết bị phức tạp với nhiều bộ phận quan trọng, mỗi bộ phận đảm nhận một vai trò cụ thể trong quá trình vận hành. Dưới đây là các thành phần chính cấu tạo nên máy photocopy:

1.1 Trống (Drum)

• Là bộ phận cốt lõi của máy, chịu trách nhiệm chuyển hình ảnh từ máy sang giấy.
• Cấu tạo gồm lõi trống bằng kim loại phi từ tính (thường là nhôm) và bề mặt được phủ lớp quang dẫn đặc biệt có khả năng nhiễm và mất điện tích dưới tác động của ánh sáng.
• Trống dễ bị mài mòn trong quá trình sử dụng, gây ảnh hưởng đến chất lượng bản in. Việc thay trống định kỳ cùng thanh gạt mực mới sẽ duy trì hiệu suất máy.

1.2 Mực in

• Là bột carbon đen có tính chất nhiễm điện dương khi tiếp xúc với bột từ.
• Khi nhiệt độ đạt khoảng 160°C, mực sẽ nóng chảy, bám chặt vào giấy và tạo thành bản in rõ nét.
• Sử dụng mực chất lượng cao giúp tăng độ sắc nét của bản in và kéo dài tuổi thọ cho các bộ phận của máy.

Mực in photocopy là một thành phần không thể thiếu trong quá trình sao chép tài liệu

1.3 Bột từ

• Gồm các hạt sắt siêu nhỏ, có từ tính cao, đóng vai trò vận chuyển mực từ hộp mực đến bề mặt trống.
• Trong thời gian dài sử dụng, từ tính của bột từ giảm dần, khiến bản in bị mờ và cần thay mới để duy trì chất lượng.

1.4 Lô sấy

• Trục tròn bằng hợp kim nhôm dẫn nhiệt tốt, có nhiệm vụ làm nóng chảy mực.
• Cấu tạo gồm đèn nhiệt, cầu chì nhiệt, và thăm nhiệt để kiểm soát và bảo vệ quá trình tỏa nhiệt.
• Đảm bảo nhiệt độ phù hợp giúp mực dính chặt vào giấy, tạo bản in sắc nét.

1.5 Lô ép

• Trục cao su đàn hồi nằm song song với lô sấy, có nhiệm vụ ép chặt mực đã nóng chảy lên giấy.
• Hoạt động đồng thời với lô sấy, quay ngược chiều nhau. Nếu một trong hai bị hỏng, hiệu suất máy sẽ giảm đáng kể.

 Lô ép giúp cho bản in trở nên phẳng lì và đẹp mắt hơn

1.6 Hệ thống cao áp

• Sinh ra điện trường lớn, giúp nạp và hút mực lên giấy.
• Gồm cao áp nạp (nạp điện tích lên trống), cao áp hút (chuyển mực từ trống lên giấy), và cao áp tách (tách giấy ra khỏi trống).

1.7 Các bộ phận phụ trợ khác

Bao gồm bánh răng, đèn quét, cuộn hút, giúp hỗ trợ và phối hợp nhịp nhàng trong quá trình vận hành, đảm bảo máy hoạt động ổn định và hiệu quả.

2. Cách đọc thông số trên máy photocopy 

Đọc hiểu các thông số trên máy photocopy là một bước quan trọng để kiểm soát hiệu quả hoạt động của thiết bị và tối ưu chi phí in ấn. Một trong những thông số quan trọng nhất cần nắm rõ là số Counter – đại diện cho số lượng bản in, photocopy hoặc scan mà máy đã thực hiện từ khi bắt đầu sử dụng đến thời điểm hiện tại.

Hiểu rõ số Counter sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí, đảm bảo máy photocopy được vận hành trong giới hạn khuyến nghị, tránh tình trạng sử dụng quá mức dẫn đến hư hỏng hoặc giảm tuổi thọ của thiết bị. Kiểm tra và điều chỉnh số Counter định kỳ cũng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của máy.

Cách kiểm tra số Counter trên các dòng máy photocopy phổ biến

• Máy photocopy Ricoh:
  Nhấn nút User Tools / Counter -> chọn mục System Settings trên màn hình cảm ứng -> vào Administrator Tools -> chọn Display / Print Counter để xem số Counter. Nếu muốn in danh sách thông số, chọn Print Counter List, máy sẽ in bản ghi chi tiết.
• Máy photocopy HP (dòng HP 4250, HP 4350, HP 4015, HP 4515):
  Bấm phím OK -> di chuyển mũi tên đến mục Information và bấm OK -> chọn lệnh Print Usage Page -> máy sẽ tự động in ra bản ghi số trang in đã thực hiện.
• Máy photocopy HP đa chức năng (dòng HP M1120, HP 1005, HP 1006, HP 1102):
  Truy cập Start -> Settings -> Printer and Faxes trên máy tính -> click chuột phải vào máy in đang sử dụng, chọn Printing Preference -> vào mục Services, chọn lệnh Print Information Page hoặc Config Page, nhấn Print để máy in ra thông tin số Counter.

Ý nghĩa của các thông số Counter

Sau khi thu thập được thông tin từ máy, danh sách thông số Counter sẽ bao gồm các mục như:

• Color Copies: Số lượng bản photo màu.
• Color Prints: Số lượng bản in màu.
• Color Total: Tổng số trang in, photocopy và scan thực hiện trên máy.
• Department Counter: Số lượng in ấn của từng người dùng (với máy hỗ trợ quản lý cá nhân).
• Department Management: Tổng số in ấn theo từng phòng ban hoặc nhóm.
• Pixel Counter: Thông số cho biết tỷ lệ mực hoặc màu đã sử dụng cho các bản in.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách Sc